4 Wege, wie Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit steigern können

Mitarbeiterzufriedenheit beginnt mit den richtigen Prozessen

Mitarbeiterzufriedenheit ist mehr als nur ein Trendwort. Zufriedene Mitarbeitende sind das Rückgrat eines erfolgreichen Unternehmens, weil sie durch ihr Engagement, ihre Kreativität und ihre Motivation massgeblich zum Erfolg beitragen. Ohne ein motiviertes Team, das hinter den Zielen des Unternehmens steht, wird es schwierig, nachhaltige Ergebnisse zu erzielen und Herausforderungen zu meistern. Wenn interne Prozesse nicht harmonieren, führt das schnell zu Frustration und Demotivation im Team. Doch es gibt konkrete Massnahmen, die ein Unternehmen ergreifen kann, um solche Probleme zu vermeiden. In diesem Beitrag schauen wir uns praxisnahe Beispiele an, um die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig zu steigern.

Warum sind harmonische Prozesse so wichtig?

Interne Abläufe, die nicht effizient gestaltet sind, führen oft zu Stress und Mehrarbeit. Typische Herausforderungen sind: unklare Verantwortlichkeiten, doppelte Aufgabenverteilung oder ineffiziente Kommunikationswege. Diese strukturellen Probleme verursachen Verwirrung, führen zu Frustration und im schlimmsten Fall zur Kündigung von wertvollen Teammitgliedern.

Ein erfolgreicher Ansatz beginnt damit, Prozesse zu optimieren, klare Strukturen zu schaffen und die Rollen der Mitarbeitenden transparent zu kommunizieren. Die richtigen Prozesse entlasten nicht nur das Team, sondern sorgen auch für eine positive Arbeitsatmosphäre.

Beispiel 1: Klarheit durch Prozessvisualisierung

Eine Agentur aus der Ostschweiz hatte wachsende Schwierigkeiten, die zahlreichen Kundenprojekte und deren Anforderungen effizient abzuwickeln. Es fehlte den Mitarbeitenden an Klarheit über die aktuellen Prioritäten, was zu Missverständnissen und verpassten Deadlines führte. Gemeinsam mit "anderes denken" haben sie begonnen, ihre Abläufe zu visualisieren – auf eine Art und Weise, wie es zum Team und dem Unternehmen passt. 

Durch diese Visualisierung wurden nicht nur Aufgaben und Zuständigkeiten transparent, sondern es wurde auch die Auslastung der einzelnen Mitarbeitenden sichtbar. So konnten Projekte besser geplant und die Arbeitsbelastung fairer verteilt werden. Das Ergebnis: weniger Stress, mehr Transparenz und ein spürbar besseres Betriebsklima.

Beispiel 2: Kommunikation als Schlüssel zur Zufriedenheit

Ein kleineres KMU hatte mit hoher Fluktuation zu kämpfen. Nach Befragung der Mitarbeitenden fanden wir heraus, dass zu viele unklare Anweisungen und unstrukturierte Meetings, ihre Produktivität enorm beeinträchtigten. Die Lösung war simpel, aber wirkungsvoll: eine strukturelle Neugestaltung der Meetingkultur.

Anstatt der unregelmässigen und oft langwierigen Meetings wurde ein kurzes, tägliches "Kaffee Stand-up" (vor Ort oder virtuell) eingeführt, bei dem jede Mitarbeitende kurz berichtet, woran sie oder er gerade arbeitet und wo eventuell Unterstützung gebraucht wird. Das Ergebnis war eine effizientere Kommunikation und eine deutliche Steigerung der allgemeinen Zufriedenheit.

Beispiel 3: Klare Rollen und Zuständigkeiten

In einem Dienstleistungsbetrieb, der über die Jahre kontinuierlich gewachsen ist, fehlte es zunehmend an klaren Zuständigkeiten. Häufig wurde die gleiche Aufgabe von mehreren Personen gleichzeitig erledigt, während andere wichtige Aufgaben liegen blieben. Das sorgte für Frust und unzufriedene Kunden.

Um dieses Problem zu lösen, wurde gemeinsam eine Matrix (im Grundgedanken RACI) entwickelt. Diese Matrix half dem Team, genau festzulegen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, wer Entscheidungen treffen darf und wer nur informiert werden muss. Durch diese Klarheit konnten die Mitarbeitenden ihre Energie effizienter einsetzen, Missverständnisse wurden vermieden und die Stimmung im Team verbesserte sich deutlich.

Beispiel 4: Flexibilität in den Prozessen zulassen

Ein weiteres Dienstleistungsunternehmen mit vielen individuellen Kundenaufträgen stiess an seine Grenzen, weil die bestehenden Prozesse zu starr, zu unflexibel waren. Die Mitarbeitenden empfanden die strengen Vorgaben als hinderlich und waren zunehmend unzufrieden. Gemeinsam wurde daraufhin analysiert, wo es Sinn macht, Flexibilität zu ermöglichen und wo klare Regeln notwendig sind.

Der grösste Gewinn war die Entscheidung, dass Mitarbeitende bei alltäglichen Kundenanfragen, kleineren Budgetanpassungen oder der Priorisierung von Aufgaben eigenständig Entscheidungen treffen dürfen, ohne auf eine Freigabe von der Führungsebene warten zu müssen. Diese neugewonnene Freiheit wurde als grosser Motivationsschub empfunden und hat die Zufriedenheit im Team nachhaltig verbessert.

Lessons Learned: Wie Sie als Unternehmen die Zufriedenheit steigern können

Was können wir aus diesen Beispielen lernen?

• Transparenz schaffen: Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, woran das gesamte Team arbeitet. Nutzen Sie Visualisierungstools wie Kanban, um Aufgaben und Verantwortlichkeiten sichtbar zu machen. Das steigert die Eigenverantwortung und reduziert Missverständnisse.

• Regelmässige Kommunikation: Setzen Sie auf eine strukturierte Kommunikation, die sich auf die wesentlichen Punkte konzentriert. Kurze, regelmässige Meetings helfen, auf dem Laufenden zu bleiben, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.

• Klare Rollen und Zuständigkeiten: Sorgen Sie dafür, dass jede Mitarbeitende genau weiss, welche Aufgaben er oder sie übernimmt und wer Entscheidungen trifft. Tools wie eine RACI-Matrix oder klar definierte Job Descriptions können hier sehr hilfreich sein.

  
  

• Mitarbeitende einbeziehen: Fragen Sie Ihr Team aktiv nach Verbesserungsvorschlägen. Die Mitarbeitenden, die täglich mit den Prozessen arbeiten, wissen am besten, wo es hakt und wie man es besser machen kann. Beteiligung schafft nicht nur bessere Lösungen, sondern auch Engagement.

Strukturen für mehr Zufriedenheit

Die Mitarbeiterzufriedenheit beginnt oft bei den grundlegenden Strukturen und Prozessen eines Unternehmens. Durch klare Abläufe, transparente Kommunikation und die Einbindung der Mitarbeitenden können Frustration und Unzufriedenheit vermieden werden. Strukturierte Prozesse helfen dabei, Zeit zu sparen, Stress zu reduzieren und damit ein positives Arbeitsklima zu schaffen.

Gemeinsam schaffen wir Strukturen, die Ihr Team entlasten, Abläufe harmonisieren und die Zufriedenheit steigern. Wenn Sie Ihre Prozesse optimieren und Ihr Unternehmen auf den Erfolgskurs bringen möchten, lassen Sie uns miteinander sprechen.

Ihr Weg zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit

Um den ersten Schritt zu gehen und die internen Abläufe Ihres Unternehmens zu optimieren, bietet "anderes denken" Ihnen ein kostenloses Erstgespräch an. Lassen Sie uns herausfinden, wie wir gemeinsam Ihre Prozesse harmonisieren und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigern können.